Déployer une GMAO à l’autre bout du monde
Depuis 1999, la Société des Services pour les Commerces, les Collectivités et les Industries (S2C2I) installe, entretient et dépanne des systèmes de climatisation en Nouvelle-Calédonie.
Ses équipes veillent au bon fonctionnement des climatiseurs essentiels aux bonnes conditions de travail de milliers de Néo-Calédoniens.
Afin d’améliorer son efficacité interne et d’être en mesure de répondre aux attentes de grands donneurs d’ordres, S2C2I a souhaité se doter d’un logiciel de GMAO (Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur).
En l’absence d’offre locale répondant pleinement à son cahier des charges, S2C2I a cherché en métropole un partenaire capable de l’accompagner dans ce projet en dépit de la distance.
Contexte et problématique
Depuis Nouméa et Goro (Nouvelle-Calédonie), les équipes de S2C2I interviennent sept jours sur sept au profit d’administrations, de sites industriels et de commerces. Sous ces latitudes, les conditions de travail et la disponibilité de certaines installations dépendent directement du bon fonctionnement de la climatisation.
Il y a donc un enjeu de bon entretien régulier et de réactivité en cas d’avarie pour des parcs d’équipements pouvant compter des centaines de climatiseurs.
A cette échelle, la planification, l’exécution et le suivi de ces opérations doivent passer par une GMAO pour assurer efficience, traçabilité, continuité et capacité à gérer efficacement les flux entrants et sortants d’information.
Deux problématiques étaient à résoudre :
- être en permanence opérationnel, même dans les zones peu ou pas couvertes par les réseaux télécom
- passer d’une culture « papier + tableur Excel » au digital nomade.
La solution proposée par The WiW
Les attentes et les problématiques ci-dessus se retrouvent chez nombre de PME qui décident de digitaliser leurs processus.
Des solutions techniques existent donc. Mais il fallait aussi s’assurer qu’elles pouvaient être effectivement déployées dans le contexte calédonien et imaginer comment accompagner S2C2I malgré le décalage horaire (entre 9 et 10 heures selon les saisons) et l’exclusion a prioi d’un déplacement sur place depuis la métropole qui aurait rendu le projet financièrement inaccessible.
Habituée à travailler avec des équipes dont l’adhésion doit être gagnée, confiante dans l’adéquation de sa solution de GMAO WiW Maintain et en particulier de son application mobile Interventions NX, dédiée aux interventions sur le terrain hors connexion, The WiW a proposé à S2C2I un plan de mise en oeuvre comprenant notamment le déploiement à Sydney d’une instance dédiée permettant un accès fluide en SaaS ainsi que des modalités d’accompagnement exclusivement basées sur la visioconférence et les tutoriels.
La proposition de The WiW comprenait également la promesse d’une réactivité du support utilisateurs qui permette de minimiser les délais induits par le décalage horaire (quasi-opposition jour/nuit).
Les résultats
Le « top départ » du projet a été donné en septembre 2023. Fin 2023, la GMAO était techniquement en place et les équipes avaient reçu en visioconférence une formation suffisante pour commencer à la mettre en oeuvre. Quant au responsable maintenance de S2C2I, il a bénéficié d’une formation de niveau « administrateur » afin de pouvoir faire évoluer le système de la manière la plus autonome possible.
Les appréhensions liées à l’éloignement géographique ont rapidement été dissipées et la GMAO est maintenant pleinement entrée dans les moeurs. En moyenne, chaque jour, une dizaine de personnes sont connectées et ce sont plus de 10 000 interventions qui ont été traitées sur les 24 premiers mois d’utilisation.
La suite
Certains des donneurs d’ordres de S2C2I souhaitent bénéficier d’indicateurs détaillés sur le fonctionnement et la maintenance de leurs parcs d’équipements.
Pour aider S2C2I à fournir ces informations et à être toujours plus réactive face aux avaries, deux chantiers sont en cours ou vont être lancés sous peu :
- l’enrichissement de la bibliothèque de fonctionnalités permettant d’analyser les performances des équipements et l’efficacité de la maintenance,
- l’intégration automatique dans la GMAO des données issues de locaux/équipements critiques afin de les surveiller à distance, d’identifier les dérives, d’anticiper les avaries et d’intervenir au plus tôt.
Ce qu'en disent les utilisateurs
« Depuis 1999, la société S2C2I installe, entretient et dépanne des systèmes de climatisation en Nouvelle-Calédonie.
Nos équipes sont notamment en charge des équipements de nombreuses administrations et de plusieurs grands sites industriels de l’ile. Pour suivre de manière efficace ces parcs qui peuvent compter plusieurs centaines de machines chacun, nous avions besoin d’une GMAO rapidement déployable et « adoptable » par les équipes. Il était également impératif que nos techniciens puissent travailler avec cette GMAO partout sur le territoire, c’est à dire souvent dans des zones pas ou mal couvertes par les réseaux télécom.
Après avoir analysé de nombreuses offres, notre responsable maintenance a privilégié la proposition WiW Maintain de The WiW, alors que la distance et le décalage horaire avec l’éditeur étaient un challenge de taille. Tout en étant conscient des risques que cela pouvait représenter pour le projet, The WiW a joué franc jeu avec un double engagement :
- mener à bien l’ensemble du projet en moins de deux mois sans déplacement physique sur site,
- nous accorder de manière exceptionnelle une clause « satisfait ou remboursé » pour le cas où la conduite du projet en 100% distanciel ne donnerait pas satisfaction.
Et la promesse a été tenue ! La compréhension de notre métier et la prise en compte de nos attentes ont été immédiates. S’en sont suivis des échanges rapides et structurés entre notre responsable maintenance et le chef de projet désigné par The WiW. Cela a permis d’avancer rapidement, conformément au planning convenu. En parallèle, des vidéos explicatives ciblant les actions clés de notre activité quotidienne (planifier et réaliser des contrôles préventifs, ouvrir des tickets, traiter le curatif…) ont permis à nos équipes de s’imprégner dès le début du projet de la transformation qui se préparait.
Grâce à cet investissement, S2C2I est mieux équipée que jamais pour satisfaire rapidement et efficacement ses clients. Nous réfléchissons d’ores et déjà à la suite avec notamment la mise en place de portails clients et le suivi à distance de certains équipements critiques. »
M. Joseph TRINH, gérant de S2C2I.
