Les actions en masse : pour effectuer simultanément la même action sur plusieurs objets.
Que l’on parle d’entités, d’interventions, de tickets ou de références, les situations dans lesquelles on souhaite modifier de la même manière un ensemble d’objets sont nombreuses : clore des tickets restés ouverts, réattribuer des interventions, tagger des entités….
Parce que cela devient pénible voire inenvisageable pour de grands nombres d’objets, le concept d’actions en masse a été introduit dans la version 3.5.0.
Première étape : définir le groupe d’objets sur lesquels on souhaite agir
Pour cette première étape, on va très logiquement s’appuyer sur les recherches paramétrables.
Elles permettent en effet de définir les critères logiques avec lesquels vous allez trier les données pour ne retenir que celles sur lesquelles vous allez ensuite agir.
On accède aux recherches paramétrables depuis le menu principal. Pour des recherches effectuées fréquemment (par exemple pour trouver les tickets qui n’ont pas encore été fermés), il existe peut-être déjà une recherche toute faite, comme ci-contre en haut.
Sinon, vous pouvez la créer vous-même, en exprimant simplement ce que vous souhaitez voir (ci-contre, en bas).
Deuxième étape : spécifier l’action à appliquer.
Après lancement, la recherche paramétrable que vous avez choisie (ou que vous venez de créer), vous présente les résultats en quelques instants.
Vérifiez que tout semble bien cohérent puis, en haut à droite, cliquez sur l’icône « modifications groupées ». Il ne vous reste qu’à choisir celle que vous souhaitez appliquer aux objets listés à l’écran. L’un après l’autre, ils seront tous modifiés, de la même façon.
Important : l’action que vous sélectionnez est appliquée à TOUS les résultats affichés. Si vous souhaitez exclure un résultat, vous devez soit modifier les critères de sélection de la recherche paramétrable, soit contourner le problème en modifiant momentanément les caractéristiques de l’objet que vous voulez exclure de sorte qu’il n’entre plus dans la liste des résultats (exemple pour un ticket : le changer de priorité, modifier son responsable…) Si vous procédez ainsi, il ne faudra pas oublier d’effectuer la modification inverse après que l’action en masse aura été effectuée.
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